Wprowadzenie

Od czerwca 2025 roku w Polsce zaczynają obowiązywać nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Zmiany te mają na celu ułatwienie procedur legalizacji pracy oraz zapewnienie większej ochrony dla zatrudnianych obcokrajowców. W niniejszym artykule omawiamy wszystkie najważniejsze zmiany, procedury oraz obowiązki, jakie będą spoczywać na pracodawcach i pracownikach.

1. Kluczowe zmiany w przepisach od czerwca 2025

• Wprowadzenie elektronicznej platformy rejestracji oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcom.
• Ujednolicenie terminów rozpatrywania wniosków o zezwolenie na pracę – maksymalnie 30 dni.
• Obowiązek zapewnienia minimalnego standardu zakwaterowania przez pracodawcę.
• Nowe sankcje administracyjne za nielegalne zatrudnianie.
• Możliwość automatycznego przedłużenia zezwoleń w przypadku sytuacji nadzwyczajnych.
• Uproszczenie procedury dla pracowników sezonowych i programów wymiany.

2. Nowa procedura legalizacji pracy

Od czerwca 2025 cała procedura będzie zintegrowana z systemem ePUAP. Pracodawca będzie mógł elektronicznie złożyć:

1. Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy.
2. Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę typu A.
3. Informację o zakończeniu pracy przez cudzoziemca.

System automatycznie weryfikuje zgodność z przepisami, co znacznie skraca czas oczekiwania.

3. Obowiązki pracodawców

Nowe przepisy rozszerzają zakres obowiązków po stronie pracodawców, m.in.:

• Zgłoszenie miejsca zakwaterowania pracownika w ciągu 3 dni od jego przyjazdu.
• Regularne raportowanie o przebiegu zatrudnienia.
• Zapewnienie minimalnych warunków socjalnych zgodnych z normami UE.
• Prowadzenie ewidencji czasu pracy w języku polskim i angielskim.
• Udział w programach szkoleniowych dotyczących integracji kulturowej.

4. Sankcje i kontrole

W przypadku naruszeń, przewidziano następujące sankcje:

• Grzywny od 5 000 do 50 000 PLN.
• Zakaz zatrudniania cudzoziemców przez okres do 3 lat.
• Obowiązek pokrycia kosztów powrotu cudzoziemca do kraju pochodzenia.

Kontrole będą prowadzone przez Państwową Inspekcję Pracy oraz Straż Graniczną, przy wsparciu cyfrowego systemu monitoringu zatrudnienia (e-Zatrudnienie).

5. Studium przypadków (Case Studies)

Case 1: Zatrudnienie Ukraińca w branży budowlanej

Firma z Krakowa zatrudniła pracownika z Ukrainy, korzystając z nowej platformy ePUAP. Czas oczekiwania na decyzję wyniósł 10 dni, a cała procedura była zrealizowana online.

Case 2: Sankcja za brak zgłoszenia zakwaterowania

Firma transportowa nie zgłosiła zakwaterowania pracownika z Gruzji – została ukarana grzywną 10 000 PLN.

Case 3: Zatrudnienie specjalisty IT z Indii

Warszawska spółka technologiczna otrzymała zezwolenie typu A w ciągu 14 dni, po przedstawieniu kontraktu i potwierdzenia kwalifikacji zawodowych.

Case 4: Pracownik sezonowy z Białorusi

Rolnik z Podkarpacia zatrudnił pracownika sezonowego na zbiory truskawek. Procedura uproszczona pozwoliła na uzyskanie zgody w 7 dni.

Case 5: Program wymiany studentów z Turcji

Uniwersytet w Poznaniu zorganizował program staży dla studentów z Turcji. Dzięki nowym przepisom, formalności zajęły tylko 5 dni.

Case 6: Specjalista medyczny z Filipin

Przychodnia w Gdańsku zatrudniła pielęgniarkę z Filipin. Zezwolenie na pracę typu B zostało wydane w 20 dni po dostarczeniu dokumentów potwierdzających wykształcenie.

6. FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Jak długo trwa procedura uzyskania zezwolenia na pracę?

Standardowo do 30 dni, przy pełnej dokumentacji często nawet szybciej (średnio 10–14 dni).

Czy cudzoziemiec może zmienić pracodawcę?

Tak, ale musi uzyskać nowe zezwolenie lub zaktualizować dane w systemie ePUAP, co trwa maksymalnie 14 dni.

Jakie dokumenty są wymagane od pracodawcy?

Dowód osobisty, dokumenty rejestrowe firmy, umowa z cudzoziemcem, dokumenty zakwaterowania i potwierdzenie kwalifikacji zawodowych.

Czy nowe przepisy obowiązują obywateli UE?

Nie, obywatele UE korzystają ze swobody przepływu osób – nie potrzebują zezwoleń na pracę, muszą jednak zgłosić pobyt powyżej 3 miesięcy.

Co w sytuacji nadzwyczajnej, np. pandemia?

Przewidziano automatyczne przedłużenie zezwoleń o 30 dni, a procedury mogą być realizowane w pełni zdalnie.

Jakie warunki musi spełnić mieszkaniowe zakwaterowanie?

Minimalna powierzchnia 6 m² na osobę, dostęp do łazienki i kuchni oraz zapewnienie bezpieczeństwa sanitarnego.

Czy pracodawca może pokryć koszty relokacji?

Tak, ale nie jest to obowiązkowe; w praktyce wielu pracodawców dorzuca dodatek relokacyjny.

Jakie są kary za naruszenia?

Grzywny 5 000–50 000 PLN, zakaz zatrudniania na 1–3 lata, obowiązek repatriacji.

Czy obowiązują nowe przepisy dla pracowników z krajów trzecich?

Tak, obejmują uproszczone procedury dla prac sezonowych i programów wymiany.

7. Podsumowanie

Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców od czerwca 2025 mają na celu uproszczenie procedur, zwiększenie transparentności oraz lepszą ochronę pracowników. Dzięki nowoczesnej platformie cyfrowej i jasnym regulacjom, pracodawcy mogą łatwiej i szybciej legalizować zatrudnienie obcokrajowców. Jednocześnie wzrosła odpowiedzialność – kary za naruszenia są surowe, a kontrole bardziej zautomatyzowane. Pracodawcy muszą być dobrze przygotowani i na bieżąco z przepisami.