zakwaterowanie

Koszty zakwaterowania zagranicą mają być oskładkowane

SKUTKI DELEGOWANIA
Koszty zakwaterowania mają być oskładkowane.
Ale co przyjmować jako podstawę, jeśli pokrywa je zagraniczny kontrahent i nie wiadomo, jaka to jest kwota?
Sporo polskich firm świadczących swoje usługi zagranicą ma problem z rozliczaniem kosztów zakwaterowania oddelegowanych tam czasowo pracowników dla celów zusowskich. Zwłaszcza gdy ponosi je zagraniczny kontrahent.
Świadczenie w naturze
Koszty poniesione przez pracodawcę na zakwaterowanie pracowników są niewątpliwie przychodami pracowniczymi w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz U z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.), dalej updof. Zdefiniowano tu przychód jako wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności są to: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Zakwaterowanie jest świadczeniem w naturze. Stąd też należy określić jego wartość pieniężną w celu opodatkowania bądź oskładkowania.
Bez podatku, ale ze składkami
Zwykle pracownicy oddelegowani korzystają z zakwaterowania zbiorowego. Przepisy podatkowe zwalniają z podatku dochodowego wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników w hotelach pracowniczych w całości, natomiast w kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł (art. 21 ust. 1 pkt 19 updof).
Zupełnie inaczej jest z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Koszty zakwaterowania muszą być bowiem w całości objęte składkami ZUS.
Niby łatwy sposób przeliczania
Przeliczanie wartości tego świadczenia na konkretne kwoty reguluje § 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Według tego przepisu wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się:
-w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu,
a w razie braku takich przepisów - w wysokości czynszów za udostępniane lokale (w danej dzielnicy lub gminie) albo kwot wynikających z rachunków wystawionych przez hotel.
Jak widać, przepisy zostały sformułowane dość jasno i są łatwe do zastosowania, jeśli chodzi o ujęcie kosztów zakwaterowania w Polsce. Wątpliwości rodzą się dopiero wówczas, gdy do podstawy wymiaru składek chcemy wliczyć kwoty związane ze zbiorowym zakwaterowaniem za granicą. Zwłaszcza że nie ma jednoznacznych interpretacji. ZUS stoi na stanowisku, że w takim wypadku kwotę wynikającą z faktury za lokal należy podzielić przez liczbę pracowników i uzyskaną kwotę wliczyć do podstawy wymiaru składek każdego pracownika z osobna.
Co jednak, gdy stroną umowy najmu lokalu nie jest polski przedsiębiorca ani jego zagraniczny oddział, ale kontrahent zagraniczny?
Czy ponoszone przez niego koszty są przychodami polskiego pracownika ze stosunku pracy, i dlaczego polski przedsiębiorca oraz jego pracownik muszą ponosić dodatkowo koszty oskładkowania tego świadczenia w takich wypadkach?

Gdy nie ma dokumentacji
Polski przedsiębiorca nie ma w większości przypadków wiedzy o wysokości kosztów zakwaterowania ponoszonych przez kontrahenta z zagranicy. A już z całą pewnością nie ma dokumentacji, z której mogłyby wynikać kwoty opłat za lokale.
Stąd też, w czasie kontroli prowadzonych przez ZUS, pracodawcy oświadczają, że nie ponoszą faktycznie kosztów zakwaterowania i w konsekwencji nie ujmują w podstawie wymiaru składek żadnych kwot z tym związanych. Zdaniem inspektorów kontroli ZUS jest to niedopuszczalne, ale sami postępują wbrew przepisom. Efekt: spór między Z a firmami, óry może znaleźć swój finał w sądzie.

PRZYPADEK 1. Kontroler ZUS pojawił się w firmie, realizującej usługi dla kontrahenta z Niemiec.
Nie mając możliwości ustalenia faktycznych należności
za zakwaterowanie polskich pracowników finansowane przez niemiecką firmę, dokonał przypisu składek na kwoty będące odpowiednikiem 25 proc. ryczałtów za nocleg, określonych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej
z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U nr 236, poz. 1991 ze zm.). Czy słusznie?
Odpowiedź nasuwa się sama, bo przecież rozporządzenie to dotyczy należności z tytułu podróży służbowych, a nie zasad wynagradzania i udostępniania różnego rodzaju świadczeń pracownikom, którym czasowo zmieniono miejsce pracy na zagranicę.
PRZYPADEK 2. ZUS przyjął do podstawy wymiaru składek hipotetyczne kwoty zebrane na podstawie danych z Internetu i rozmów na temat cen wynajmu nieruchomości z właścicielami kwater w mieście, gdzie firma prowadziła prace i realizowała kontrakt. Polski przedsiębiorca zakwestionował to działanie, występując do sądu.
Sąd Okręgowy w Zielonej Górze zwrócił ZUS sprawę, wytykając błędy (IX U 543/07). Uznał za niedopuszczalne wzięcie pod uwagę jedynie średnich cen kwater na jakimś terenie bez odzwierciedlenia tego w faktycznie poniesionych kosztach. Sąd zobowiązał ZUS do ustalenia, jaka była "faktyczna wartość kwot uiszczanych przez pracodawcę za noclegi poszczególnych pracowników dokładnie w czasie ich pobytu za granicą".

Źródło - Rzecpospolita

Subskrybuje zawartość